Wat is PIM

PIM staat voor Product Informatie Management. Productinformatie bevat tegenwoordig meer dan alleen de logistieke gegevens en een beknopte productomschrijving. Consumenten verwachten uitgebreide en relevante informatie om tot een aankoopbeslissing te komen.

Met een PIM-systeem breng je alle productinformatie samen, verrijk je dit met aanvullende informatie en publiceer je efficiënt relevante productinformatie naar alle kanalen.

1.

Wat is een PIM-systeem?

Een product informatie management (PIM) systeem is een online tool of software die het mogelijk maakt om productinformatie vanaf één plek te beheren.

Een PIM-systeem is geïntegreerd met  andere systemen van een organisatie, zoals het ERP-systeem, en verbindt deze systemen met de kanalen die de productinformatie verspreiden in de markt: veelal websites. Hiermee creëer je een single-source-of-truth — een centraal punt waar alle productinformatie is opgeslagen en waarvan je weet dat de gegevens up-to-date en betrouwbaar zijn.

Wat is PIM

Wat is PIM?

PIM is de afkorting voor Product Information Management. Een PIM-systeem is een online tool of software die is geïntegreerd in de andere systemen van jouw organisatie. Alle systemen die productinformatie leveren, bijvoorbeeld het ERP-systeem, worden door een PIM verbonden met de kanalen die productinformatie verspreiden in de markt, bijvoorbeeld de webshop. Een PIM-systeem wordt hierom ook wel een single-source-of-truth genoemd – alle productinformatie komt samen in het PIM-systeem waarvan je de zekerheid hebt dat het up-to-date en betrouwbaar is.

Het concept van een PIM-systeem is dat alle productinformatie één keer wordt verwerkt en opgeslagen. De primaire taak van een PIM-systeem is om grote hoeveelheden, complexe informatie beheersbaar te maken. De belangrijkste functionaliteiten van een PIM-systeem zijn dan ook het verwerken, verrijken en publiceren van productinformatie.

Wat is PIM

Welke data legt een PIM-systeem vast? In een PIM-systeem worden naast commerciële productspecificaties ook logistieke gegevens, compliance data en digital assets vastgelegd. Denk hierbij aan de afmetingen van de verpakking, ingrediënten en prijzen tot aan productafbeeldingen en productbeschrijvingen. 

Voor wie is PIM interessant?

De keuze voor een PIM-systeem is afhankelijk van het type organisatie en de hoeveelheid data die verwerkt moet worden. De meeste organisaties maken gebruik van een PIM-systeem wanneer de vraag naar relevante productinformatie toeneemt en dit handmatig of met de huidige systemen (vaak ook Excel) niet meer is te verwerken.

Daarnaast worden de eisen die aan productinformatie worden gesteld steeds complexer. Denk hierbij aan wet- en regelgeving, eisen van de afnemers of het voldoen aan specifieke datastandaarden zoals GS1. Wanneer data handmatig wordt verwerkt of verspreid ligt over verschillende databases, is het een uitdaging om de juiste informatie te vinden en te publiceren naar de verschillende verkoopkanalen.

Binnen een organisatie werken verschillende mensen en afdelingen met productinformatie. Een PIM-systeem heeft daarom invloed op verschillende afdelingen binnen een organisatie: 

Logistiek

Een PIM-systeem wordt gebruikt voor het beheren van de voorraden, en het delen van logistieke gegevens zoals productafmetingen. 

Marketing/e-commerce en sales

Productinformatie wordt gebruikt om consumenten te helpen een geïnformeerde keuze te maken of een betere ervaring te bieden. Denk hierbij aan het benoemen van de prijs, eigenschappen en het tonen van productafbeeldingen of videos. 

Omdat de implementatie van een PIM-systeem vraagt om een investering is een PIM-systeem rendabel voor bedrijven die: 

Download e-book

Stop met het handmatig verwerken van productinformatie en houd de controle in alle fases van productmanagement.

2.

Waarom een PIM-systeem gebruiken?

 

Een PIM-systeem wordt gebruikt wanneer de hoeveelheid productinformatie niet meer handmatig is te verwerken. 

Doordat je werkt vanuit één systeem heb je meer controle over je product data en ben je niet meer afhankelijk van meerdere systemen. Wanneer het beheer van productinformatie plaatsvindt in een PIM-systeem ben je verzekerd dat alle data overal hetzelfde is. Dit zorgt voor betere datakwaliteit omdat er geen onderlinge verschillen ontstaan.

Daarnaast optimaliseert een PIM-systeem de interne processen door de samenwerking tussen afdelingen te vereenvoudigen. Afdelingen werken gezamenlijk aan data in het PIM-systeem. Doordat dit parallel gaat, hoeven zij geen Excel-spreadsheets rond te mailen en halen ze alle benodigde informatie rechtstreeks uit het PIM-systeem.

Wat is PIM

Waarom moet je een PIM-systeem gebruiken?

Bij bedrijven is productinformatie vaak verspreid door de organisatie en in verschillende systemen opgeslagen. Het publiceren van data naar leveranciers en naar relevante kanalen is hierdoor onnodig tijdrovend en gevoelig voor fouten. Om productinformatie efficiënt te beheren is een PIM-systeem onmisbaar geworden.

Verbeteren van interne processen

Het grootste voordeel van een PIM-systeem is dat het de interne processen verbetert en optimaliseert. Interne afdelingen zijn namelijk niet meer afhankelijk van elkaar. Alle benodigde informatie kan rechtstreeks uit het PIM-systeem gehaald worden.  

Het is afhankelijk van de omvang en het type organisatie hoeveel personen dagelijks productinformatie beheren en verwerken. In ieder geval is het belangrijk om het proces van dataverwerking binnen een organisatie goed te stroomlijnen. Dit faciliteer je door in een PIM-systeem afdelingen of personen eigenaar te maken van specifieke data. De meeste PIM-systemen hebben hiervoor een workflow functionaliteit. Dit leidt tot meer transparantie in de organisatie omdat het voor iedereen duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de data, welke data ontbreekt en wat er nodig is om data compleet te maken. Daarbij voorkom je dat data per mail en met Excel wordt uitgewisseld. 

Door de toename van online verkopen willen bedrijven meerdere kanalen voorzien van relevantie informatie om zo aan de verwachting van de consument te voldoen. Een PIM-systeem voedt meerdere bronsystemen met de juiste productinformatie. Hierdoor voorzie je snel en efficiënt alle kanalen van productinformatie. 

Betere datakwaliteit

Goede datakwaliteit betekent dat jouw productinformatie up-to-date, betrouwbaar en consistent is. Een PIM-systeem zorgt ervoor dat alle productinformatie up-to-date en compleet is door te synchroniseren met andere systemen. Hiermee ben je verzekerd dat productinformatie hetzelfde is op alle kanalen – eventuele tegenstrijdigheden tussen verschillende soorten data komen hierdoor niet meer voor. Dit reduceert ook de complexiteit omdat data hierdoor beter beheersbaar is. 

 

Betere datakwaliteit zorgt ook voor een hogere omzet. Door de groei van e-commerce neemt de behoefte naar relevante productinformatie toe en moet productinformatie voldoen aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het benoemen van ingrediënten, allergenen en voedingswaarden. Consumenten zoeken online naar informatie voordat ze een koopbeslissing maken. Hoe rijker de informatie is die jij aanbiedt, hoe groter de kans dat de consument bij jou overgaat tot een aankoop.

Efficiënter data verwerken

Het gebruik van een PIM-systeem zorgt ervoor dat je efficiënter data kan verwerken en publiceren naar afnemers doordat je productinformatie niet meer handmatig hoeft te verwerken – dit voorkomt fouten en is minder tijdrovend.

Fouten in productinformatie hebben gevolgen voor de gehele organisatie. Denk aan het tonen van de verkeerde prijs, het scheppen van een verkeerde verwachting bij de consument door een verkeerde productomschrijving of onjuiste afmetingen die leiden tot problemen met verpakkingen, het vervoer en de schappen in de winkels. 

Daarnaast verlaagt een PIM-systeem de time-to-market van je producten aanzienlijk. Afdelingen hoeven niet meer op elkaar te wachten m.b.t. het aanleveren van productinformatie, data wordt namelijk rechtstreeks uit het PIM-systeem gehaald. Dit zorgt ervoor dat je sneller schakelt en productinformatie sneller beschikbaar maakt voor verkoop.

Download e-book

Stop met het handmatig verwerken van productinformatie en houd de controle in alle fases van productmanagement.

3.

Publiceren naar GS1 en andere datapools

Wereldwijd bestaat er één datastandaard voor productinformatie management: Global Data Synchronisation (GDS). De wereldwijde standaard wordt uitgegeven door GS1.

In Nederland maken de levensmiddelen- en drogisterij-, doe-het-zelf-, tuin-en-dier-, gezondheidszorg- en modesectoren gebruik van de GS1 datastandaard. Elke sector heeft daarbij afspraken gemaakt over welke productinformatie wordt uitgewisseld en hoe de vastlegging moet plaatsvinden.

Wat is PIM

Data publiceren naar GS1 en andere datapools

Wereldwijd bestaat er één netwerk en datastandaard voor product informatie management: het Global Data Synchronisation Network (GDSN). Deze wereldwijde standaard wordt bepaald door GS1 Global.

Wat is GS1

GS1 staat voor Global Standard en is een onafhankelijke, non-profit organisatie die (inter)nationale standaarden voor de identificatie en vastlegging van gegevens ontwikkelt en beheert. Nationale afdelingen, zoals GS1 Nederland, bepalen welk gedeelte van deze wereldwijde standaard voor een land en branche van toepassing is. Dit wordt altijd afgestemd in overleg met leveranciers en retailers binnen de verschillende branches van het land en altijd op basis van GDSN.

Via een datapool van GS1 worden productgegevens op een gestandaardiseerde manier vastgelegd. Het voordeel van het werken met de GS1 datastandaard is dat bedrijven onderling ‘één taal’ spreken. Hierdoor is er geen onderlinge afstemming nodig over hoe data aangeleverd moet worden en is er zekerheid dat productinformatie door alle partijen goed gebruikt kan worden.

Dit heeft grote voordelen voor de interne bedrijfsvoering en biedt de consument meer zekerheid over de betrouwbaarheid van de verstrekte productinformatie. 

Het gebruik van GS1 is niet wettelijk verplicht voor bedrijven. In bepaalde branches wordt het gebruik van GS1 echter door de afnemers afgedwongen. Grote afnemers zoals Superunie, Albert Heijn (Ahold) en Intergamma werken bij voorkeur samen met leveranciers die gebruik maken van GS1. In deze zin is GS1 dus min of meer verplicht voor leveranciers die aan deze retailers willen leveren.

Hoe publiceer je data naar GS1?

Data publiceren naar GS1 kan handmatig via een webinterface van GS1 of via een PIM-systeem. 

Wanneer je gebruikt maakt van een webinterface van GS1 dan log je in via je browser om vervolgens in de portal handmatig alle vereiste velden in te vullen en te publiceren naar je afnemers. Het nadeel van deze methode is dat het niet mogelijk is om extra data op te slaan. Je kan alleen data publiceren voor de attributen die standaard zijn afgesproken. Om deze reden en omdat het proces via GS1-webinterfaces handmatig gaat, maken bedrijven veel bedrijven gebruik van een PIM-systeem. 

SRC-PIM heeft echter als enige PIM-systeem in Nederland een volledige integratie met GS1:

Andere datapools

Organisaties kennen en herkennen steeds meer het strategisch belang van goede kwaliteit productinformatie. Datastandaarden maken het uitwisselen van productdata efficiënt en geven ruimte voor verdere verrijking. Naast de GS1 datastandaard zijn er nog andere datapools die worden gebruikt:

PS Infoodservice

PS Infoodservice is een datastandaard die gebruikt wordt voor voeding, drank en non-food. Productinformatie is beschikbaar voor groothandels en afnemers in de horeca, zorg, catering en detailhandel. Productinformatie die wordt verplicht vanuit de allergenenwetgeving is tevens in deze datapool aanwezig.

ETIM

Deze standaard wordt gebruikt in de bouw-, installatie- en maritieme sector, waaronder fabrikanten, groothandels en installateurs. ETIM is het model waarbinnen producten eenduidig worden geclassificeerd in productklassen en van kenmerken en kenmerkwaarden worden voorzien.

Superunie adam

Om iedereen die binnen de Superunie keten werkzaam is inzicht te geven in de juiste productinformatie, heeft Superunie ‘adam’ ontwikkeld. Adam is een online datapool waar alle productinformatie samenkomt. 

Download whitepaper

Benieuwd hoe SRC-PIM werkt met GS1? Download het whitepaper en ontdek de voordelen van SRC-PIM.

4.

Hoe werkt een PIM-systeem?

In een PIM-systeem wordt alle informatie centraal beheerd. Het verwerken, verrijken of publiceren van productinformatie hoef je dus maar op één plaats te doen.

Eén van de sterke kanten van een PIM-systeem is dat het data uitwisselt met andere doelsystemen, waaronder verschillende datapools. SRC-PIM heeft bijvoorbeeld een rechtstreekse integratie met de GS1 data pools. Door de ingebouwde GS1 datamodellen en validatie functionaliteit heb je real-time inzicht of je data voldoet aan de eisen gesteld door GS1.

Een PIM-systeem zorgt ervoor dat je snel en efficiënt je productinformatie verwerkt, verrijkt en publiceert. Met een PIM-systeem heb je volledige controle over je product data en ben je niet meer afhankelijk van andere bronnen.

Wat is PIM

Integratie met andere systemen

Een PIM-systeem neemt een centrale plek in binnen het IT-landschap. Productinformatie wordt verzameld vanuit verschillende bronnen. Aan de ene kant heb je systemen die het PIM-systeem voeden met data, aan de andere kant heb je de systemen waarnaar het PIM-systeem data publiceert. De voornaamste systemen die een integratie hebben met een PIM-systeem zijn: 

 

Functionaliteiten van een PIM-systeem

PIM-systemen kennen in de basis drie functies ten aanzien van productinformatie management: verzamelen, verrijken en publiceren. 

Data verzamelen: in een PIM-systeem is het mogelijk om al jouw data te verzamelen en beheren. Een PIM-systeem importeert productinformatie uit verschillende bronnen: van een handmatige import, Excel-import tot een geautomatiseerde interface met andere systemen. 

Data verrijking: wanneer productinformatie in een PIM-systeem is geïmporteerd vindt veelal verdere dataverrijking plaats. Denk hierbij aan het toevoegen van afbeeldingen en SEO-teksten, het classificeren van producten en het toevoegen van vertalingen. Dit is daarnaast het moment waarin men met data validatie ervoor zorgt dat data velden correct worden ingevuld volgens de gewenste standaard. 

Wat is PIM

Binnen SRC-PIM zijn GDSN en specifieke GS1-validaties beschikbaar in de datamodellen. Productinformatie kan hierdoor real-time worden gevalideerd rechtstreeks in het PIM-systeem – je hebt dus direct zicht op de data compliancy met een standaard.

Publicatie van data: het is voor gebruikers van SRC-PIM ook pas mogelijk om productinformatie te publiceren naar een GS1-datapool wanneer productinformatie gevalideerd en correct is. Naast de publicatie aan datapools zijn er uiteraard meerdere bronnen waarnaar gepubliceerd kan worden zoals het e-commerce kanaal of ERP-systeem.

Download whitepaper

Benieuwd hoe SRC-PIM werkt met GS1? Download het whitepaper en ontdek de voordelen van SRC-PIM.

5.

Kies het juiste PIM systeem voor jouw situatie

 

Het proces om een PIM-systeem voor jouw organisatie te selecteren is hetzelfde als voor andere zakelijke software. Desalniettemin vraagt het de nodige tijd en inspanning om tot een goede keuze te komen. PIM-systemen zijn namelijk complex en hebben invloed op de bedrijfsvoering.

Om het juiste PIM-systeem voor jouw organisatie te kiezen presenteren wij een vijftal stappen om te doorlopen.

Wanneer jouw organisatie behoefte heeft aan een PIM-systeem is de volgende stap om een oplossing te zoeken die het beste past bij jouw organisatie en situatie.

Wat is PIM

Waar moet je op letten bij het kiezen van een PIM-systeem

Er zijn verschillende factoren die belangrijk zijn in de keuze voor een PIM-systeem. Wanneer je op zoek gaat naar een PIM-systeem is het belangrijk om onderstaande punten mee te nemen. 

Hoe bepaal je welk PIM-systeem het beste past binnen jouw organisatie?

Het kiezen van een PIM-systeem is niet eenvoudig. Met het onderstaande stappenplan kom je tot de juiste keuze voor jouw organisatie.

Stap 1: stel een team samen

Een PIM-systeem heeft invloed op de gehele organisatie. Betrek daarom bij het selectieproces een team met alle stakeholders. Zorg ervoor dat de IT-afdeling in ieder geval betrokken is voor de technische kennis.

Stap 2: maak een MoSCoW lijst voordat je in gesprek gaat met leveranciers

Stel een lijst met eisen op waaraan een PIM-systeem moet voldoen, voordat je in gesprek gaat met leveranciers van PIM-systemen. De beste manier om een dergelijke lijst op te stellen is via de MoSCoW methode: Must have, Should have, Could have en Would have.

Wanneer een ‘Must have’ op jouw lijst niet gerealiseerd kan worden door een PIM-systeem is deze oplossing geen optie voor jouw organisatie.

Stap 3: Kijk verder dan technische en functionele eigenschappen

Er zijn meerdere leveranciers die een PIM-systeem leveren. Technische en functionele eigenschappen zijn natuurlijk belangrijk, maar in het selectieproces kun je ook rekening houden met andere factoren. Vragen die je bijvoorbeeld kan stellen zijn: Wat is de reputatie van de leverancier? Heeft het PIM-systeem goede referenties? Wat is het prijsmodel?

Stap 4: Maak een shortlist en plan een demo

Stel een shortlist samen van PIM-systemen op basis van jouw MoSCoW lijst. Beperk je tot maximaal vijf leveranciers. Probeer om bij deze leveranciers een demo te plannen. Wanneer je een vragenlijst opstuurt waarbij leveranciers moeten aangeven of hun PIM-systeem bepaalde functionaliteiten ondersteunt, dan is de kans groot dat de meeste leveranciers daar positief op reageren. Een demo geeft je niet alleen meer inzicht in het PIM-systeem. Je kan direct zien of bepaalde functionaliteiten aanwezig zijn en wat hiervan het gebruiksgemak is. Staar je tijdens een demo niet blind op de user interface maar toets vooral de werking en vraag goed door op de door jou gewenste functionaliteiten.

Stap 5: Maak een ranglijst

Alle teamleden moeten alle leveranciers/PIM-systemen een score geven voor de criteria welke je in stap 2 en 3 hebt bepaald. Houd dit simpel – geef de slechtst scorende leverancier een ‘1’ en de beste een ‘3’. Filter leveranciers uit je lijst die een must have niet kunnen leveren.

6.

Hoe integreer je een PIM-systeem?

 

Wanneer je een PIM-systeem hebt gevonden is de volgende stap om deze te implementeren in jouw organisatie. Hiervoor moet je rekening houden met de bestaande processen en governance omtrent data management.

Ondanks dat de implementatie van een PIM-systeem grotendeels gelijk is aan andere software oplossingen, is het integreren van een PIM-systeem soms een lastig proces. Dit komt doordat de integratie van een PIM-systeem verder gaat dan alleen een technische implementatie – een PIM-systeem verandert de wijze waarop databeheer binnen de organisatie plaatsvindt.

 
Wat is PIM

Hoe integreer je een PIM in je andere systemen?

Een PIM-systeem wisselt productinformatie uit met andere systemen. Dit kan door middel van XML koppelingen, API’s of in sommige gevallen de import vanaf een Excel bestand.

Het is belangrijk om te weten dat er geen echte standaard koppelingen bestaan. Een koppeling moet altijd geconfigureerd worden op jouw bestaande systemen en wensen/eisen.

Synchronisatie met GS1

Er zijn verschillende PIM-systemen die het mogelijk maken om data te verwerken volgens de GS1 standaard. SRC-PIM is echter de enige oplossing die volledig is geïntegreerd met de GS1 datapools.  

Door de rechtstreekse integratie is het mogelijk om productinformatie te verwerken en verrijken in SRC-PIM en direct te publiceren naar de GS1 datapool. Afnemers (retailers als Albert Heijn en ketens aangesloten bij Superunie) gebruiken SRC-PIM  vervolgens om direct productinformatie te ontvangen van hun leveranciers.

Doordat GDSN en specifieke GS1 validaties direct in de datamodellen van SRC-PIM beschikbaar zijn wordt productinformatie real-time gevalideerd in het PIM-systeem.

De validaties in SRC-PIM zijn voor de gebruiker duidelijk zichtbaar. Validaties worden prominent in beeld gebracht en geven precies aan wat je moet aanpassen. 

Bij de GS1 standaard voor de food-, doe-het-zelf- en gezondheidszorgsectoren in de Benelux is het gebruik van productafbeeldingen verplicht. Naast de integratie met GS1 heeft SRC-PIM over een geïntegreerde Digital Asset Management-module (DAM) die het mogelijk maakt om productafbeeldingen te beheren en te publiceren naar de gewenste systemen.

“SRC-PIM is de enige oplossing die volledig is geïntegreerd met de GS1 datapools.”

Paul Laan
Product Owner – SRC

Hoe integreer je een PIM-systeem in de organisatie

Het integreren van een PIM-systeem kan een ingewikkeld proces zijn. Naast de technische implementatie moet je ook je interne processen herstructureren. Een integratiepartner kan je ondersteunen en adviseren gedurende het implementatietraject.

Wil je een PIM-systeem zelf implementeren? Volg dan onderstaande stappen: 

Om de continuïteit van het PIM-systeem te waarborgen heb je een team nodig die verantwoordelijk is voor het PIM-systeem. Zorg ervoor dat dit team kennis heeft van jouw producten en bijbehorende data. De meeste PIM-systemen geven je de mogelijkheid om workflows te maken en specifieke mensen verantwoordelijk te maken voor het verwerken van productinformatie

Onze oplossingen

Ons PIM-systeem bestaat al meer dan twintig jaar en een groot aantal klanten, van Coca Cola tot Intergamma, vertrouwen op onze bewezen technologie. 

Met onze Product Information Management (PIM) SaaS-oplossing ben jij in controle over alle fases van productmanagement: verzamelen, verrijken en publiceren. 

De kern van SRC-PIM is geïntegreerd met de regelgeving en normen omtrent datastandaarden, zoals GDSN, GS1-DHZ, GS1-Food, GS1-Gezondheidszorg en PS in foodservice. Een standaard connectie met deze standaarden is inbegrepen en het datamodel wordt door ons constant onderhouden.

PIM-Features

Vraag een demo aan

Beheer al jouw productinformatie centraal en publiceer snel en efficiënt naar de GS1 datapools. Vraag hier een demo aan en krijg een volledig beeld wat SRC-PIM applicatie voor jouw organisatie kan betekenen.

Let us help you

Get the complete picture.

Allow us to give you the right perspective and help you make the decisions that matter. It's our mission to help you take it to next level.