Het implementeren van een Product Information Management (PIM) systeem is een investering die een zorgvuldige voorbereiding vereist. Na het opstellen van een actieplan met concrete doelen en behoeften, is de volgende stap om een workshop in te plannen met onze PIM-experts. Wat kan je precies verwachten van zo’n workshop? En hoe weet je of het relevant is voor jouw bedrijf? In deze blog nemen we je mee door het proces en laten we zien waarom deze workshop de basis vormt voor een succesvolle PIM-implementatie.
Wanneer is een PIM workshop relevant?
De keuze om een workshop te houden is afhankelijk van het type bedrijf en de hoeveelheid data die verwerkt moet worden. Een aantal scenario’s waarin een workshop van toepassing zou kunnen zijn is als jouw bedrijf actief is in meerdere landen, een relatief groot productbestand heeft, of veel stakeholders en/of meerdere afdelingen heeft.
Kortom: wanneer jouw bedrijf een complexer PIM-systeem nodig heeft. Wanneer je het gesprek aangaat met onze PIM experts, en zij een idee krijgen van jouw wensen weten zij of er een workshop nodig is of niet.
Wat moet je voorbereiden voorafgaand aan een PIM workshop?
Voor het inplannen van een workshop is het belangrijk om een goed idee te hebben van hoe jouw huidige Product Informatie proces eruit ziet en waar je naar toe zou willen werken. Ook is het van belang om de obstakels op papier te zetten, waar loop je precies tegen aan en welke problemen wil je oplossen? Verder is het belangrijk om jouw eisen goed op een rijtje te hebben, wat wil je persé uit een PIM-systeem halen, en wat is je budget?
Nadat je al deze informatie op papier hebt, en je een workshop ingepland hebt is het belangrijk om als projectleider intern iedereen uit te nodigen om deze workshop bij te wonen. Denk bijvoorbeeld aan stakeholders, IT, marketing of quality control. Zodra iedereen rond de tafel zit, kan de workshop beginnen.
Wat wordt er in een PIM workshop besproken?
Tijdens een workshop door SRC wordt jouw gehele Product Informatie proces van A tot Z uitgetekend en in kaart gebracht. Onze experts hebben de nodige voorbereidingen getroffen en hebben al een goed idee van hoe jouw ideale PIM-systeem er uit komt te zien.
Het volledig uittekenen van het PIM-systeem heeft betrekking, maar is niet beperkt tot:
Welke data moet verwerkt worden, en hoe groot is de catalogus?
Waar komt de data vandaan, en waar gaat het naartoe? Verkoop je in meerdere landen? Een PIM-systeem kan helpen met het stroomlijnen van productgegevens, waardoor er minder fouten ontstaan.
Welke datamodellen ga je gebruiken in een PIM-systeem
Gestandaardiseerde datamodellen zoals GS1, ETIM, PS in Foodservice, Superunie adam, GS1-Healthcare, of een eigen data model. Het is ook mogelijk om een combinatie te nemen van de twee.
Wil je andere systemen koppelen aan je PIM-systeem, en welk systeem is hierbij leidend?
Als je bijvoorbeeld producten verkoopt via verschillende e-commerce platformen zoals Bol, Amazon of eBay dan kan dit gemakkelijk geëxporteerd worden via jouw eigen PIM-systeem. Als je je PIM-systeem integreert met andere systemen zoals ERP, CRM of e-commerceplatforms verbeter je de kwaliteit van gegevens, workflows en klantervaringen.
Welke modules wil je gaan gebruiken in jouw PIM-systeem?
Loop hierbij niet te hard van stapel en kies enkel de modules die daadwerkelijk gebruikt gaan worden. Des de meer informatie onze experts hebben des de beter zij kunnen invullen welke modules interessant zullen zijn voor jouw PIM project. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de DAM module voor productafbeeldingen of de Workflow module in het geval meerdere afdelingen betrokken zijn bij het beheer van product informatie (Sales, Marketing, Quality Assurance, Category management e.d.).
Als het duidelijk is wat er allemaal moet gebeuren wordt er een kostenoverzicht gemaakt.
Wat is de uitkomst van een PIM workshop?
Nadat alle wensen en behoeftes op papier zijn gezet, is het tijd voor onze experts om aan de slag te gaan. Aan de hand van de workshop weet jij precies waar je aan toe bent met betrekking tot wie welke taak op zich neemt, en wanneer deze taken precies gedaan moeten worden aan de hand van een tijdlijn. De gehele architectuur van jouw PIM-systeem wordt ontworpen aan de hand van jouw wensen en behoeftes.
Als resultaat van de workshop ontvang je een aantal documenten:
- Een compleet uitgewerkt verslag/presentatie van de workshop inclusief de besproken scope van het project.
- De schematisch uitgewerkte architectuur van de oplossing.
- De éénmalige kosten voor implementatie en oplevering van het project én de maandelijkse SaaS abonnementskosten uitgewerkt in een voorstel.
- Een uitgewerkt voorstel voor de project planning met doorlooptijd.
Ben je na het lezen van deze blog klaar voor een workshop, of ben je toe aan meer informatie? Neem contact met ons op via sales@src.eu en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.