5 Workflow Triggers in SRC-PIM die iedereen zou moeten kennen

5 Workflow Triggers in SRC-PIM die iedereen zou moeten kennen

Wat triggert workflows in SRC-PIM, en wat zorgt ervoor dat ze ook daadwerkelijk uitgevoerd worden?

Wist je dat de Workflow module niet het énige mechanisme is dat uw product items kan laten bewegen of veranderen? In de wereld van PIM draait het allemaal om de procesflow van jouw productinformatie. Wij geven daarom vijf tips over hoe verschillende onderdelen van SRC-PIM jou kunnen helpen bij het implementeren van een efficiënt PIM proces.

1. Workflow is niet het enige mechanisme dat ervoor kan zorgen dat uw producten ‘in beweging komen’.

Een workflow is gebaseerd op slechts twee acties, het handmatig accepteren of afwijzen van items zodat ze doorgaan naar de volgende stap van uw proces. In dit geval zal de volgende stap altijd een deelverzameling zijn (de mappen binnen de catalogus). Je kunt dit telkens voor één item doen, of voor een hele lijst met items tegelijk. Tegelijkertijd kunnen deze twee acties er ook voor zorgen dat er automatisch een synchronisatie of export kan plaatsvinden wanneer dit gebeurt.

Echter, de module die wij ‘Workflow’ hebben genoemd is niet de enige methode die u kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat uw producten in de lijn van uw proces blijven bewegen. Er is nog een andere module die ervoor zorgt dat er gebeurtenissen plaatsvinden, afgezien van het handmatig accepteren en afwijzen. De module ‘Trigger’ gaat een stap verder en gebruikt bedrijfsregels om een gedetailleerd proces te implementeren.

2. De trigger module gebruiken voor geavanceerde business rules.

Workflow alleen werkt geweldig als uw proces makkelijk en recht door zee is. In de praktijk zien wij veel organisaties waar tal van uitzonderingen van toepassing zijn waarmee rekening moet worden gehouden bij het implementeren van een workflow. Wanneer het handmatig accepteren of afwijzen van items niet voldoende is, zal de triggermodule u zeker helpen uw workflow naar een hoger niveau te tillen.

Laten we zeggen dat u uw proces meer wilt automatiseren, zodat de afhankelijkheid van gebruikers die misschien vergeten die handmatige actie uit te voeren, vermindert. Niet dat u uw collega’s niet vertrouwt, maar u wilt wel aansprakelijkheid voorkomen. Triggers hebben de mogelijkheid om te ‘luisteren’ naar bepaalde gebeurtenissen die plaatsvinden wanneer je je PIM gebruikt, en kunnen automatisch acties uitvoeren. Zoals business rules die op de achtergrond draaien en altijd monitoren of er items worden aangemaakt, welke wijzigingen er worden doorgevoerd en wat er vervolgens moet gebeuren, dat doet de trigger module.

3. Gebeurtenissen die SRC-PIM op de achtergrond monitort.

Wanneer u SRC-PIM gebruikt en met items werkt, gebruikt u waarschijnlijk de volgende acties vaak: 

  • Aanmaken van een nieuw item
  • Wijzigen van een item
  • Wijzigen van een attribuut

Wanneer u merkt dat u deze dingen herhaaldelijk doet, kan het gaan voelen als veel extra werk dat vermeden kan worden. Bijvoorbeeld:

  • Wanneer je een nieuw item aanmaakt, vul je altijd een paar standaardwaarden in bij sommige attributen 
  • Wanneer je een item wijzigt, laat je altijd eerst je collega van een andere afdeling de wijzigingen controleren
  • Bij items waarbij in één of meer attributen specifieke waarden zijn ingevuld, voer je altijd dezelfde stap(pen) uit.

Door gebruik te maken van ‘if’, ’then’, ‘else’ regels, kan de trigger module geconfigureerd worden om die situaties te implementeren en ervoor te zorgen dat u geen repetitief werk meer hoeft te doen.

4. Samenwerken met andere afdelingen

Wanneer je in een organisatie werkt, kunnen er verschillende afdelingen zijn met verschillende verantwoordelijkheden. Elke afdeling heeft zijn eigen set aan informatie of kennis die gedeeld moet worden binnen de organisatie, om het zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Bij gebruik van SRC-PIM met meerdere gebruikers of over meerdere afdelingen werkt dit niet anders. Stel, u werkt op een marketing afdeling en bent verantwoordelijk voor al het marketing materiaal zoals, product afbeeldingen, website banners, branding materiaal, etc. Voor je volgende opdracht, moet je wat productinformatie insluiten in een productafbeelding. Omdat het een nieuw product is, heb jij die informatie nog niet, maar je collega op de retailafdeling wel. Normaal gesproken zou je de telefoon pakken en om de ontbrekende informatie vragen, maar omdat je een volledig beeld van alle specificaties moet hebben, wil je geen fouten maken.

Zou het niet gemakkelijk zijn als je jouw collega’s kon laten meewerken, zodat de informatie altijd volledig is voordat je aan jouw opdracht begint? Stel, een bepaalde afdeling is verantwoordelijk voor de creatie van nieuwe producten van een bepaald merk, en heeft de productinformatie gegevens, dan kan SRC-PIM ervoor zorgen dat een andere en specifieke set van velden altijd verplicht zijn. Die afdeling zal dan altijd de verplichte informatie moeten invullen, voordat de artikelen door kunnen naar de volgende stap. Als marketingmedewerker zal je dus altijd een complete set informatie hebben zodat je jouw werk kunt doen, of je kunt op ‘afwijzen’ klikken om het item een stap terug te zetten binnen het proces. Deze, en andere methodes kunnen ervoor zorgen dat uw organisatie efficiënter kan samenwerken.

5. Hoe kan je afleidende informatie vermijden.

Wanneer je in een zeer specifiek vakgebied werkt, wil je niet lastig gevallen worden met informatie die niet relevant is voor je werk. Het is je waarschijnlijk al opgevallen bij het bladeren door SRC-PIM dat er nogal wat velden kunnen zijn, verdeeld over verschillende datamodellen. De mogelijkheid hebben om bijna elk mogelijk attribuut te vullen is één van de krachtigste opties in SRC-PIM, maar het kan behoorlijk overweldigend zijn. Wanneer u verantwoordelijk bent voor een deel van de workflow, en attributen uit uw vakgebied moet vullen, heeft u niet elk datamodel of attribuut nodig. Je hebt alleen die dingen nodig die voor jou het meest relevant zijn, om je werk te doen.

Met behulp van de module Attribuutcontexten kan je de situaties configureren die voor jouw organisatie van toepassing zijn, zodat SRC-PIM-gebruikers elke stap in de workflow zo effectief mogelijk kunnen uitvoeren omdat de juiste informatie op het juiste moment verschijnt.

Van ‘busyness’ naar business!

Uiteindelijk zal de toegevoegde waarde van een PIM-proces zijn dat je tijd bespaart, zodat je je kan richten op de zaken die voor jouw bedrijf van het grootste belang zijn. Omdat wij hier sterk in geloven, blijven wij werken aan SRC-PIM om jou in staat te stellen jouw doelen te bereiken.

Wil je ook graag de volgende stap bereiken in het automatiseren van je PIM proces? We kunnen je hierbij helpen.

Let us help you

Get the complete picture.

Allow us to give you the right perspective and help you make the decisions that matter. It's our mission to help you take it to next level.