De volledige klantcase downloaden?
Automatisch bestellen bij Nederlandse Loterij dankzij EDI
Nederlandse Loterij zorgt er zo voor dat hun handelspartners nooit meer telefonisch hoeven te bestellen, er wordt automatisch bijbesteld bij een minimale voorraadstand.
Nederlandse Loterij is de grootste aanbieder van kansspelen in Nederland. Ontstaan in 2016 uit de fusie tussen Staatsloterij en Lotto, voeren zij het Nederlandse kansspelbeleid uit met een breed aanbod van prijzenloterijen, sportweddenschappen en casinospellen. Er is keuze uit tien vertrouwde merken waaronder: Staatsloterij, Lotto, Eurojackpot, Krasloten en TOTO Winkel.
Bedrijfsprofiel Nederlandse Loterij
5.789 verkooppunten
Nederland
Grootste aanbieder van kansspelen in Nederland
Onze oplossingen voor Nederlandse Loterij:
Geautomatiseerd bestelproces
Vertaling en verrijking van data tussen verschillende systemen
Geautomatiseerde facturatie
Digitale pakbonnen voor juiste voorraadstanden
Automatische vervanging van oude artikelnummers met geldige artikelnummers
Toe aan automatisering
Binnen Nederlandse Loterij is Niels van der Meulen (Manager Retail Operations) verantwoordelijk voor de
dienstverlening aan het retail netwerk van Nederlandse Loterij op het gebied van logistiek, proces executie en IT-integraties. Hiervoor werkt hij samen met meerdere leveranciers en handelspartners. Verder is hij
verantwoordelijk voor de distributie van de Krasloten en werkt aan de doorontwikkeling van integraties met
kassa-systemen zoals EDI.
“Voorheen werden bestellingen handmatig of via de telefoon doorgevoerd, dit was arbeidsintensief en inefficiënt.” vertelt Niels. In 2015 besloot Nederlandse Loterij daarom de overstap te maken naar EDI, om de
nodige stappen te zetten in automatisering en een efficiëntieslag te kunnen maken besloten ze om in 2018 een EDI koppeling te maken voor Albert Heijn in samenwerking met SRC. Niels: “Veel ketens, met name Albert Heijn, richten zich op efficiëntie. Dus op een gegeven moment zijn we gaan kijken naar hoe we onze orderflow kunnen automatiseren. En toen hebben we EDI koppelingen onderzocht en uiteindelijk zijn we bij SRC terecht gekomen.” Nederlandse Loterij is uiteindelijk overgestapt naar B2B Connect, de EDI cloud oplossing van SRC.
Wat brengt SRC?
Niels: “Het is nu 5 jaar geleden dat we live zijn gegaan met Albert Heijn, het contact met SRC verliep goed en de testtrajecten verliepen ook allemaal soepel. SRC is een pragmatische open club en we kunnen altijd terecht voor vragen. SRC helpt ons als betrouwbare partner echt enorm met alle specifieke kennis en het
ontwikkelen van de koppeling. Iedereen brengt zijn eigen kennis in, en die van SRC hebben we gewoon heel erg nodig om de koppeling goed neer te leggen en te laten verlopen.”
Tijdens de samenwerking heeft Niels zelf ook een stuk kennis opgedaan over het implementeren: “We kunnen
een EDI bericht lezen en we begrijpen de termen van de bestanden die uitgewisseld worden, maar hoe berichten omgezet worden van bijvoorbeeld Albert Heijn naar ons en die codering daarachter, daar hebben we de kennis van SRC voor nodig.” De uitdaging van Nederlandse Loterij lag tijdens de implementatie vooral bij de operationele zaken, zo was het van belang om goed in kaart te brengen wanneer een leverancier automatisch Krasloten gaat bestellen in plaats van telefonisch en de aanwezige voorraden goed te registreren.
Het werd al snel duidelijk dat een EDI koppeling veel voordelen met zich meebrengt. Voorheen deed Nederlandse Loterij een aantal handmatige controles, maar nu wordt dat allemaal automatisch weggeschreven, Niels: “We zetten SRC in om verschillende bronnen zo automatisch mogelijk aan elkaar te koppelen.”
Het meest recente project dat SRC en Nederlandse Loterij samen uitgevoerd hebben is de EDI koppeling van Jumbo: “We zijn nu net een paar weken live met Jumbo. De implementatie gaat vrij snel, we weten heel goed wat er moet gebeuren en hoe de lijnen moeten
lopen maar operationeel moet er heel veel geregeld worden. Het is altijd een uitdaging, en we doen het ook niet zo heel vaak. Jumbo is nu het eerste grote EDI-project dat we in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd hebben.” Aldus Niels.
Lees meer ↓
De oplossing van EDI
EDI maakt het mogelijk om met minimale voorraadstanden te werken. Veel retailers van Nederlandse Loterij zitten nog niet op EDI, wat betekent dat er nog bestellingen via de telefoon gedaan worden, Niels vertelt: “Seizoensinvloeden of acties worden meegenomen in een briefing, dit houdt in dat iemand ervoor moet zorgen dat de juiste voorraad op de juiste plek ligt. Door dit deel te automatiseren met de techniek van SRC kunnen wij voor een betere voorraadpositie zorgen bij deze partijen; er is nagenoeg geen out-of-stock.”
Door middel van EDI kan Nederlandse Loterij het gehele bestelproces automatisch laten verlopen: “Als we zien dat een product uit de voorraad gaat lopen, krijgen we een bestel impuls om af te leveren. Het is echt dat automatische stuk en de efficiëntie voor retailers dat ze de voorraad niet hoeven te controleren maar dat de terminal het automatisch doet.”
“Het is echt dat automatische stuk en de efficiëntie voor retailers dat ze de voorraad niet hoeven te controleren maar dat de kassa het automatisch doet.”
Niels van der Meulen
SRC helpt bij het geven van inzicht aan Nederlandse Loterij welk geproduceerde pakket aan welke retailer geleverd is, en of het pakket aangekomen is en verkocht wordt. De pakketten worden inactief afgeleverd en pas geactiveerd zodra duidelijk is dat het pakket geleverd is, vertelt Niels: “Als een retailer gebruik maakt van een EDI koppeling wordt een pakket met Krasloten automatisch
geactiveerd 48 uur na het verlaten van het magazijn.”
Track & trace met EDI
Pas als een pakket geactiveerd is, kan iemand zijn prijs innen. Een retailer die geen gebruik maakt van EDI scant de pakbon aan de terminal om door te geven dat het pakket ontvangen is en dat de inhoud klopt, dus die retailers doen dat nog handmatig. Voor ons als Nederlandse Loterij heeft een pakket al waarde op het moment dat het geproduceerd wordt, omdat wij niet weten in welk pakket welke prijzen zitten. Daarom is het voor ons belangrijk om op ieder moment te weten welk pakket aan welke retailer gelinkt is. Ook de EDI-werkwijze helpt ons hierbij.”
Maatwerk
Niels vertelt: “Wij werken met een EAN barcode structuur, deze structuur is heel gangbaar in de wereld van retail. Alleen wij werken ook met spelnummers, op Krasloten zit op de voorkant bijvoorbeeld een klavertje vier of een spaarvarken. Dus, als wij een nieuwe serie maken dan krijgt het Kraslot een nieuw spelnummer op de achterkant, terwijl hij er hetzelfde uit ziet aan de voorkant. SRC helpt ons ook aanzienlijk bij deze uitdagingen, wanneer wij een situatie willen oplossen met handelspartners, ontvangen wij advies wat kan leiden tot maatwerk of krijgen we techniek ter beschikking.”
Automatiseren met PIM
Verder maakt Nederlandse Loterij ook gebruik van een PIM-systeem. Door middel van een product information managament (PIM)-systeem zorgt Nederlandse Loterij er voor dat oude producten gekoppeld worden aan nieuwe producten. Dit houdt in dat als handelspartners
Lees meer ↓
een oud artikel bestellen, automatisch het nieuwe artikel geleverd wordt: “Door middel van PIM vervangen
we automatisch verouderde spelnummers met opvolgende spelnummers, dat is gewoon ingebouwd in PIM en het is volledig geautomatiseerd.”
SRC-PIM is direct gekoppeld aan B2B Connect, waardoor PIM elke nacht informatie exporteert naar B2B Connect, deze informatie wordt verwerkt en gebruikt voor de verwerking van berichten. Zoals al
eerder verteld werd maakt deze connectie het o.a. mogelijk dat artikelen die niet langer leverbaar zijn
vervangen worden door gangbare artikelen. Dit levert veel voordelen op voor Nederlandse Loterij omdat
klanten geen bestellingen meer plaatsen met verkeerde spel nummers die niet geleverd kunnen worden. Zo zit een retailer nooit zonder voorraad of met verkeerde voorraad.
Hoe nu verder?
Niels vertelt: “Als je kijkt naar de handelspartners waar we EDI voor ingericht hebben, is eigenlijk alles
geautomatiseerd. De winst voor ons is dat er heel veel handmatig werk
en heel veel controlewerk weggevallen is en dat we bijna geen omkijk hebben naar de EDI flow. Voorheen hadden we veel incidenten en door met SRC samen te werken hebben we dat stuk volledig geautomatiseerd in het PIM-systeem.”
“Voorheen hadden we veel incidenten en door met SRC samen te werken hebben we dat stuk volledig geautomatiseerd.”
Niels van der Meulen
In de toekomst wil Nederlandse Loterij de huidige techniek inzetten bij meer van hun handelspartners. Op dit moment zit ongeveer 50% van de verkooppunten van Nederlandse Loterij op een EDI koppeling: “We willen kijken of we al onze verkooppunten kunnen ondersteunen en berichten kunnen aanleveren zoals SRC het verwacht. We zien dat de automatische stroom gewoon heel goed loopt. Ons doel is om zoveel mogelijk automatiseren via EDI.”
Voor meer informatie over de mogelijkheden van onze EDI- of PIM
oplossing, neem contact met ons op!
src-sales@agena3000.com
+31(0)229 233 154