1.
Was ist ein PIM-System?
Ein Produktinformationsmanagementsystem (PIM) ist ein Online-Tool oder eine Software, die es ermöglicht, Produktinformationen von einem Ort aus zu verwalten.
Ein PIM-System ist mit anderen Systemen einer Organisation wie dem ERP-System integriert und verbindet diese Systeme mit den Kanälen, die die Produktinformationen im Markt verbreiten: häufig Websites. Dadurch entsteht eine „Single-Source-of-Truth“ – ein zentraler Punkt, an dem alle Produktinformationen gespeichert sind und von dem Sie wissen, dass die Daten aktuell und zuverlässig sind.

Was ist PIM?
Was ist PIM?
Für wen ist PIM interessant?
Für wen ist PIM interessant?
Logistik
Marketing/E-Commerce und Vertrieb
Da die Implementierung eines PIM-Systems eine Investition erfordert, ist ein PIM-System rentabel für Unternehmen, die:
- Sich mit einer sich regelmäßig ändernden Produktdatei auseinandersetzen müssen. Wenn dies der Fall ist, können Sie nicht alle Änderungen ohne ein PIM-System vornehmen.
- Verwalten Sie mehrere Kanäle, die Produktinformationen verarbeiten. Kanäle wie Website, ERP-System oder POS-Kanal müssen kontinuierlich mit den richtigen Produktinformationen versorgt werden.
- Arbeiten mit Datenstandards wie GS1. Unternehmen müssen sich mit Marktstandards auseinandersetzen. Mit einem PIM-System stellen Sie strukturierte Produktinformationen nach geltendem Marktstandard bereit.
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Hören Sie auf, Produktinformationen manuell zu verarbeiten, und behalten Sie in allen Phasen des Produktmanagements die Kontrolle.
2.
Warum ein PIM-System verwenden?
Ein PIM-System kommt zum Einsatz, wenn die Menge an Produktinformationen nicht mehr manuell verarbeitet werden kann.
Da Sie von einem System aus arbeiten, haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Produktdaten und sind nicht mehr auf mehrere Systeme angewiesen. Wenn Produktinformationen in einem PIM-System verwaltet werden, haben Sie die Gewissheit, dass alle Daten überall gleich sind. Dies gewährleistet eine bessere Datenqualität, da es keine Unterschiede zwischen ihnen gibt.
Darüber hinaus optimiert ein PIM-System interne Prozesse, indem es die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen vereinfacht. Fachbereiche arbeiten gemeinsam an Daten im PIM-System. Da dies parallel geschieht, müssen sie keine Excel-Tabellen verschicken und erhalten alle notwendigen Informationen direkt aus dem PIM-System.

Warum sollten Sie ein PIM-System verwenden?
Warum sollten Sie ein PIM-System verwenden?
In Unternehmen sind Produktinformationen oft organisationsweit verteilt und in unterschiedlichen Systemen gespeichert. Das Veröffentlichen von Daten an Lieferanten und relevante Kanäle ist daher unnötig zeitaufwändig und fehleranfällig. Um Produktinformationen effizient zu verwalten, ist ein PIM-System unverzichtbar geworden.
Verbesserung interner Prozesse
Der größte Vorteil eines PIM-Systems besteht darin, dass es interne Prozesse verbessert und optimiert. Interne Abteilungen sind nicht mehr voneinander abhängig. Alle notwendigen Informationen können direkt aus dem PIM-System abgerufen werden.
Es hängt von der Größe und Art der Organisation ab, wie viele Personen täglich Produktinformationen verwalten und verarbeiten. In jedem Fall ist es wichtig, den Prozess der Datenverarbeitung innerhalb einer Organisation richtig zu rationalisieren. Sie erleichtern dies, indem Sie Abteilungen oder Personen Eigentümer bestimmter Daten in einem PIM-System machen. Die meisten PIM-Systeme haben dafür eine Workflow-Funktionalität. Dies führt zu mehr Transparenz in der Organisation, da jedem Datenverantwortlichen klar ist, welche Daten fehlen und was zur Vervollständigung der Daten benötigt wird. Dadurch wird verhindert, dass Daten per E-Mail und mit Excel ausgetauscht werden.
Mit der Zunahme des Online-Verkaufs wollen Unternehmen mehrere Kanäle mit relevanten Informationen versorgen, um die Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen. Ein PIM-System versorgt mehrere Quellsysteme mit den richtigen Produktinformationen. So können Sie alle Kanäle schnell und effizient mit Produktinformationen versorgen.
Bessere Datenqualität
Daten effizienter verarbeiten
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3.
In GS1 und anderen Datenpools veröffentlichen
Weltweit gibt es einen Datenstandard für das Produktinformationsmanagement: <i>Global Data Synchronization (GDS)</i>. Der weltweite Standard wird von GS1 herausgegeben.
In den Niederlanden verwenden die Branchen Lebensmittel und Drogerie, Heimwerker, Garten und Tier, Gesundheitswesen und Mode den GS1-Datenstandard. Jede Branche hat Vereinbarungen darüber getroffen, welche Produktinformationen ausgetauscht werden und wie die Erfassung erfolgen soll.

Veröffentlichen Sie Daten in GS1 und anderen Datenpools
Veröffentlichen Sie Daten in GS1 und anderen Datenpools
Weltweit gibt es einen Netzwerk- und Datenstandard für das Produktinformationsmanagement: das Global Data Synchronization Network (GDSN). Dieser globale Standard wird von GS1 Global gesetzt.
Was ist GS1
GS1 steht für Global Standard und ist eine unabhängige, gemeinnützige Organisation, die nationale und internationale Standards für die Identifizierung und Aufzeichnung von Daten entwickelt und verwaltet. Nationale Abteilungen wie GS1 Niederlande legen fest, welcher Teil dieses globalen Standards für ein Land und eine Branche gilt. Dies wird immer in Absprache mit Lieferanten und Händlern innerhalb der verschiedenen Branchen des Landes und immer auf Basis von GDSN abgestimmt.
Produktdaten werden standardisiert über einen GS1 Datenpool erfasst. Der Vorteil der Arbeit mit dem GS1-Datenstandard liegt darin, dass Unternehmen untereinander „eine Sprache“ sprechen. Dadurch entfällt die gegenseitige Abstimmung über die Datenbereitstellung und es besteht die Gewissheit, dass Produktinformationen von allen Beteiligten richtig genutzt werden können.
Dies hat große Vorteile für den internen Geschäftsbetrieb und bietet den Verbrauchern mehr Sicherheit über die Zuverlässigkeit der bereitgestellten Produktinformationen.
Die Nutzung von GS1 ist für Unternehmen gesetzlich nicht vorgeschrieben. In bestimmten Branchen wird der Einsatz von GS1 jedoch von den Kunden durchgesetzt. Große Kunden wie Superunie, Albert Heijn (Ahold) und Intergamma arbeiten bevorzugt mit Lieferanten zusammen, die GS1 verwenden. In diesem Sinne ist GS1 also mehr oder weniger Pflicht für Lieferanten, die diese Händler beliefern wollen.
Wie veröffentlichen Sie Daten in GS1?
Das Publizieren von Daten in GS1 kann manuell über eine Weboberfläche von GS1 oder über ein PIM-System erfolgen.
Wenn Sie eine GS1-Weboberfläche verwenden, melden Sie sich über Ihren Browser an und füllen dann manuell alle erforderlichen Felder im Portal aus und veröffentlichen sie für Ihre Kunden. Der Nachteil dieser Methode ist, dass keine zusätzlichen Daten gespeichert werden können. Sie können nur Daten zu den standardmäßig vereinbarten Attributen veröffentlichen. Aus diesem Grund und weil der Prozess manuell über GS1-Weboberflächen erfolgt, verwenden viele Unternehmen ein PIM-System.
SRC-PIM ist jedoch das einzige PIM-System in den Niederlanden, das vollständig in GS1 integriert ist:
- in SRC-PIM haben Sie Echtzeiteinblick darüber, ob Ihre Produktinformationen den GS1-Standards entsprechen.
- SRC-PIM unterstützt und pflegt den globalen GS1-Standard und seine Subsets für die Bereiche Lebensmittel und Drogerie, Baumarkt und Gesundheitswesen (dieser wird als Datenmodell in SRC-PIM zur Verfügung gestellt).
- aus SRC-PIM werden Produktinformationen direkt in den GS1-Datenpool publiziert.
Andere Datenpools
PS Imbissservice
ETIM
<h3 class=“h5″>Super-Union-Adam</h3>
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Um allen, die innerhalb der Superunie-Kette arbeiten, Einblick in die richtigen Produktinformationen zu geben, hat Superunie „adam“ entwickelt. Adam ist ein Online-Datenpool, in dem alle Produktinformationen zusammenlaufen.
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4.
Wie funktioniert ein PIM-System?

Integration mit anderen Systemen
Integration mit anderen Systemen
- ERP-System: Nahezu jedes Produktionsunternehmen, jeder Groß- oder Einzelhändler verfügt über ein ERP-System, um logistische oder finanzielle Prozesse innerhalb der Organisation zu verwalten. ERP-Systeme sind oft die wichtigste Quelle bezüglich Bestand und Preis und das PIM-System füttert das ERP mit den notwendigen Produktdaten. Einige Organisationen verwalten Produktdaten im ERP-System, was sich jedoch oft als unhaltbar herausstellt. Im Gegensatz zu einem PIM-System kann ein ERP die mehrfach angeforderten (Handels-)Produktdaten nicht nachverfolgen.
- Print: Trotz des starken Wachstums des E-Commerce sind Produktkataloge nach wie vor weit verbreitet. Produktbilder und -beschreibungen sind für diesen Kanal besonders wichtig. Produktkataloge werden in einem Softwarepaket wie Magento zusammengestellt – das PIM-System füttert Magento automatisch mit den Produktinformationen, die zum Erstellen des Katalogs verwendet werden können.
- Lagerverwaltungssysteme: Produktdaten aus dem PIM-System liefern die notwendigen Logistikdaten (z. B. Abmessungen), die für das WMS-System relevant sind. In einem vollautomatischen Setup werden physische Produkte mit einem 3D-Scanner fotografiert. Die Daten (Bilder und Maße) werden dann im PIM-System gespeichert und an das WMS-System übertragen. Es gibt praktisch keine manuelle Arbeit und alle Systeme sind mit relevanten Daten gefüllt.
- Datenpools wie GS1: Datenpools dienen der standardisierten Verbreitung von Produktinformationen. Mit einem PIM-System ist es möglich, Daten normgerecht zu verarbeiten. Durch die Veröffentlichung dieser Daten in einem Datenpool stellen Sie Ihre Produktinformationen den Kunden zur Verfügung.
- E-Commerce: Ein PIM-System ist oft Teil eines E-Commerce-Projekts. Ein PIM-System macht es einfach, die Online-Welt (Website, Webshop, Käuferportal) mit Produktinformationen zu versorgen. Gute Produktinformationen bedeuten, dass Verbraucher sich in einem Webshop oder einer Website schnell zurechtfinden und die richtige Wahl treffen können.
Funktionalitäten eines PIM-Systems

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5.
Wählen Sie das richtige PIM-System für Ihre Situation

Worauf Sie bei der Auswahl eines PIM-Systems achten sollten
Was Sie bei der Auswahl eines PIM-Systems beachten sollten
- Funktionalitäten: Überlegen Sie sich im Vorfeld, was Sie mit einem PIM-System erreichen wollen und welche wichtigen Funktionalitäten ein PIM beinhalten muss.
- Anbieterflexibilität und Ressourcen: Bei der Suche nach einem PIM-System stehen mehrere Anbieter zur Auswahl. Da ein PIM-System ein komplexes Produkt ist, das Ihren gesamten Geschäftsbetrieb betrifft, ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der in der Lage und bereit ist, auf Ihre Wünsche und Anforderungen einzugehen.
- Skalierbarkeit: Wenn Sie mehr Produktinformationen verarbeiten oder mehr Kanäle an Ihr PIM-System anbinden möchten, wünschen Sie sich idealerweise ein flexibles und erweiterbares PIM-System. Achten Sie daher bei der Auswahl eines PIM auf eine mögliche Skalierbarkeit.
- Sicherung der Datenqualität: Die Qualität der Daten ist äußerst wichtig. Einige PIM-Systeme verfügen über Datenvalidierungs- oder Datenqualitätsberichte. SRC-PIM ist das einzige PIM-System in den Niederlanden, das Echtzeit-Validierungen basierend auf verschiedenen Standards hat. Daten können nur dann an Datenpools oder externe Kanäle veröffentlicht werden, wenn die Daten den Anforderungen entsprechen.
- GS1: Da GS1 der am häufigsten verwendete Datenstandard in den Niederlanden ist, ist es ratsam, eine Lösung zu wählen, die GS1-konform ist. In den Niederlanden verwenden die Branchen Lebensmittel und Drogerie, Heimwerker, Garten und Tier, Gesundheitswesen und Mode den GS1-Datenstandard. Obwohl die Nutzung von GS1 nicht verpflichtend ist, besteht eine gute Chance, dass Sie Ihre Produktinformationen nach dem GS1-Standard verarbeiten und in einem GS1-Datenpool veröffentlichen müssen, wenn Sie Daten mit Unternehmen dieser Branchen austauschen. In einigen Fällen dürfen große Einzelhändler keine Geschäfte mit Lieferanten machen, die Produktinformationen nicht gemäß dem GS1-Datenstandard verarbeiten.
Wie bestimmen Sie, welches PIM-System am besten zu Ihrem Unternehmen passt?
Wie bestimmen Sie, welches PIM-System am besten zu Ihrem Unternehmen passt?
Schritt 1: Stellen Sie ein Team zusammen
Ein PIM-System wirkt sich auf die gesamte Organisation aus. Binden Sie daher ein Team mit allen Beteiligten in den Auswahlprozess ein. Stellen Sie sicher, dass die IT-Abteilung zumindest für das technische Wissen beteiligt ist.Schritt 2: Erstellen Sie eine Moskauer Liste, bevor Sie mit Lieferanten sprechen
Bevor Sie mit Anbietern von PIM-Systemen ins Gespräch kommen, erstellen Sie eine Liste mit Anforderungen, die ein PIM-System erfüllen muss. Der beste Weg, eine solche Liste zu erstellen, ist die MoSCoW-Methode: Must have, Should have, Could have und Would have. Wenn ein „Must have“ auf Ihrer Liste nicht durch ein PIM-System realisiert werden kann, ist diese Lösung keine Option für Ihr Unternehmen.Schritt 3: Schauen Sie über technische und funktionale Eigenschaften hinaus
Es gibt mehrere Anbieter, die ein PIM-System anbieten. Technische und funktionale Eigenschaften sind natürlich wichtig, aber Sie können auch andere Faktoren bei der Auswahl berücksichtigen. Fragen, die Sie stellen können, zum Beispiel: Wie ist der Ruf des Lieferanten? Hat das PIM-System gute Referenzen? Was ist das Preismodell?Schritt 4: Erstellen Sie eine Auswahlliste und vereinbaren Sie eine Demo
Erstellen Sie eine Auswahlliste von PIM-Systemen basierend auf Ihrer MoSCoW-Liste. Beschränken Sie sich auf maximal fünf Anbieter. Versuchen Sie, eine Demo mit diesen Anbietern zu vereinbaren. Wenn Sie einen Fragebogen versenden, in dem Lieferanten angeben müssen, ob ihr PIM-System bestimmte Funktionalitäten unterstützt, stehen die Chancen gut, dass die meisten Lieferanten positiv reagieren. Eine Demo gibt Ihnen nicht nur mehr Einblick in das PIM-System. Sie sehen sofort, ob bestimmte Funktionalitäten vorhanden sind und wie der Bedienkomfort ist. Konzentrieren Sie sich bei einer Demo nicht auf die Benutzeroberfläche, sondern testen Sie vor allem die Bedienung und stellen Sie Fragen zu den gewünschten Funktionalitäten.Schritt 5: Erstellen Sie ein Ranking
Alle Teammitglieder müssen alle Lieferanten/PIM-Systeme nach den Kriterien bewerten, die Sie in den Schritten 2 und 3 festgelegt haben. Halten Sie es einfach – geben Sie dem Lieferanten mit der schlechtesten Punktzahl eine „1“ und dem besten eine „3“. Filtern Sie Lieferanten aus Ihrer Liste, die ein Muss nicht liefern können.6.
Wie integriert man ein PIM-System?

Wie integrieren Sie ein PIM in Ihre anderen Systeme?
Wie integrieren Sie ein PIM in Ihre anderen Systeme?
Synchronisation mit GS1
„SRC-PIM ist die einzige Lösung, die vollständig in die GS1-Datenpools integriert ist.“
Paul Laan Produkteigentümer – SRC
Wie integriert man ein PIM-System in die Organisation
Wie man ein PIM-System in die Organisation integriert
- 1. Erstellen Sie einen Aktionsplan: Legen Sie eine Vision und Strategie für Ihr PIM-System fest. Was ist Ihr Ziel? Wo werden Daten jetzt gespeichert? Was ist die gewünschte Situation?
- 2. Prozesse und Organisation ausrichten: Bestimmen Sie, welche Produktinformationen benötigt werden und welche Teams beteiligt sind. Für das optimale Funktionieren eines PIM-Systems ist es wichtig, dass alle Teams aufeinander abgestimmt sind.
- 3. System einrichten: Neben dem technischen Aufbau und der Festlegung des (eigenen) Datenmodells legen Sie unter anderem fest, wie der Workflow der Datenverarbeitung aussieht.
- 4. Importieren Sie Ihre Produktinformationen: Übertragen Sie alle vorhandenen Produktinformationen in das PIM-System. Sie können dies manuell oder automatisch tun.
- 5. Testen Sie, bevor Sie live gehen: Führen Sie mehrere Tests durch, bevor Sie Daten an Lieferanten oder Datenpools veröffentlichen. Stellen Sie sicher, dass die Synchronisierungen funktionieren, und richten Sie Anweisungen für Benutzer des Systems ein.
- 6. Live gehen: Daten sammeln, verarbeiten, anreichern und auf Ihren Kanälen veröffentlichen. Arbeiten Sie mit Datenstandards? Stellen Sie sicher, dass die Daten validiert sind und vorzugsweise auch Ihre Lieferanten den Datenstandard einhalten.
Unsere Lösungen
Unser PIM-System gibt es seit über zwanzig Jahren und eine Vielzahl von Kunden, von Coca Cola bis Intergamma, vertrauen auf unsere bewährte Technologie. Mit unserer Product Information Management (PIM) SaaS-Lösung haben Sie alle Phasen des Produktmanagements im Griff: Sammeln, Anreichern und Veröffentlichen. Der Kern von SRC-PIM ist integriert mit den Vorschriften und Standards zu Datenstandards wie GDSN, GS1-DHZ, GS1-Food, GS1-Healthcare und PS in der Gastronomie. Eine Standardanbindung an diese Standards ist inklusive und das Datenmodell wird von uns laufend gepflegt.
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