Acht Schritte zur erfolgreichen Einführung von PIM in ihrem Unternehmen

Acht Schritte zur erfolgreichen Einführung von PIM in ihrem Unternehmen

Die Einführung eines Produktinformationsmanagementsystems in Ihrem Unternehmen ist schwierig. Sie haben sich mit dem Thema befasst oder tun es gerade und haben verstanden, wie wichtig korrekte Produktdaten sind.

Und wenn Sie sich informiert haben und zu dem Schluss gekommen sind, dass Sie ein PIM für Ihr Unternehmen benötigen, ist die Vorstellung, mit der Implementierung zu beginnen, ziemlich überwältigend. Um Ihnen dabei zu helfen, den Umfang eines PIM-Projekts zu überblicken und Sie auf dem Weg dorthin zu unterstützen, haben wir die acht Schritte zur erfolgreichen Implementierung von PIM zusammengefasst.

1. Konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis

Bevor Sie sich Gedanken darüber machen, welche Daten wohin gehören, lassen Sie uns zur Basis des Projekts zurückkehren. Lassen Sie uns die Ziele Ihrer PIM-Strategie definieren. Was ist das Ziel, das Sie mit der Einführung von PIM erreichen wollen? Fällt es Ihren Mitarbeitern schwer, eine einzige zuverlässige Informationsquelle für alle Produktdaten in Ihrem Unternehmen zu finden? Möchten Sie die Datenqualität verbessern, indem Sie Ihre Daten anhand der aktuellen GS1-Datenstandards validieren? Oder erwarten Ihre Kunden von Ihnen, dass Sie Ihre Informationen in einem Datenpool veröffentlichen?

In jedem Fall sollten Sie sich immer auf das gewünschte Ergebnis nach der Umsetzung und das Ziel, das Sie sich gesetzt haben, konzentrieren, bevor wir etwas ändern. Dadurch lässt sich der Umfang des Projekts leichter bestimmen, die erste Phase der Lieferung kann kleiner gehalten werden, und es wird verhindert, dass das Projekt ohne ein funktionierendes PIM-System schnell seinen Kostenrahmen überschreitet. SRC arbeitet gerne auf ein klares Ziel hin und möchte in der frühen Phase eines Projekts schnell Erfolge erzielen, die seine Funktionsfähigkeit zeigen. Das gibt allen ein gutes Gefühl und bereitet sie auf die nächste Phase mit neuen Zielen und neuen Möglichkeiten vor.

2. Ausrichtung des Unternehmens

Oft beobachten wir, dass das gesamte Unternehmen Mühe hat, alle erforderlichen Daten zu erfassen. Der Händler kann seine Produktangebote nicht finden und der Datenverwalter hat Mühe, jedes Produktdetail aus jedem internen System zu erfassen. Meistens landen alle Daten in einer Tabelle und wenn dann Fehler gefunden werden, werden die Lieferanten benachrichtigt und senden ihre Korrekturen per E-Mail. Wie Sie sich vorstellen können, führt dies zu einem langwierigen Hin und Her. Frustration und Irritation sind an der Tagesordnung.

Deshalb sollten sowohl die Unternehmen als auch das Management mit an Bord sein. Der gesamte Ablauf, von der Arbeitsweise bis hin zur Aufzeichnung der Pflichten, sollte berücksichtigt werden, bevor man zum nächsten Schritt übergeht.

Wir sollten uns also nicht nur die Frage stellen: „Welche Produktdaten werden benötigt, um dieses Ziel zu erreichen“, sondern auch: „Wen muss ich einbeziehen, um dieses Ziel zu erreichen?“ „Welche Teams werden mit der PIM-Software arbeiten und wer ist wofür verantwortlich, damit Ihr PIM-Projekt optimal funktioniert?“ Es ist wichtig, dass alle erforderlichen Teams aufeinander abgestimmt sind.

3. Nächster Schritt: Einrichten des Systems

Wenn Sie sich entschieden haben, wen Sie einbeziehen wollen und welche Daten Sie benötigen, müssen Sie nun überlegen, wie Sie mit dem Einrichten beginnen wollen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Vorgänge und bestimmen Sie die Anforderungen an Ihr PIM. Letztendlich möchten Sie wahrscheinlich, dass Ihr PIM dem Unternehmen die Erfassung und Pflege von Produktdaten und damit zusammenhängenden Stammdaten erleichtert und zwar auf eine Art und Weise, die schneller ist als die jetzige, weniger Fehler enthält und letztendlich zu besseren Daten führt.

Bei der Definition der Anforderungen teilen wir die Anforderungen der Unternehmen in drei Bereiche ein: das, was man haben muss, das, was man haben sollte und das, was man haben könnte. Dazu ist es sinnvoll, im gesamten Unternehmen Gespräche mit allen am Prozess beteiligten Abteilungen oder Produkteinheiten zu führen. Daraus ergibt sich eine Wunsch- und Forderungsliste. Danach unterteilen Sie die Wünsche in Bereiche, da die Umsetzung Ihres PIM in Phasen erfolgt, von „Unverzichtbar“ bis „Wünschenswert“.

Dann ist es an der Zeit, das benötigte Datenmodell zu definieren. In SRC-PIM kann für jeden SRC-Kunden ein eigenes Datenmodell erstellt werden. Die Frage, welches Datenmodell für Ihr Unternehmen das richtige ist, kann in einem Workshop mit einem unserer PIM-Experten geklärt werden. Nach der Definition des Datenmodells wird der Workflow der Datenverarbeitung das nächste Thema sein. Welche Einheit wird die anfängliche Verarbeitung der Produktdaten vornehmen und welche Teams werden an der Ergänzung der Daten beteiligt sein? Sie müssen sich vergewissern, dass jeder Teil der Daten seinen Besitzer hat. Die Verantwortlichkeit der Datenqualität führt zu besseren Daten. In SRC-PIM haben wir die Workflow-Funktion speziell dafür entwickelt.

Nachdem wir nun die Anforderungen und damit das Datenmodell für eine erfolgreiche Umsetzung festgelegt haben, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie wir alle Informationen des Unternehmens in unser PIM-System bekommen.

4. Importieren Sie Ihre Produktdaten

Machen wir uns also an die Arbeit und übertragen alle vorhandenen Produktdaten in das PIM-System. Zu Beginn haben Sie ein „leeres“ PIM-System, das Sie mit Daten aus den verschiedensten Quellen Ihres Unternehmens füllen können. Sie können dies entweder manuell oder automatisch tun. SRC-PIM ermöglicht Integrationen mit verschiedenen ERP-Systemen wie SAP, Oracle, MS NAV/Dynamics und JD Edwards. Der Import Ihrer Daten über XML, API und Excel ist ebenfalls möglich. Lesen Sie unseren Blog über die Vor- und Nachteile der automatischen Datenverarbeitung.

Wenn Sie jedoch alle Ihre Daten aus verschiedenen Quellen in ein System einspeisen, sind Ihre Produktdaten nicht vollständig. Die Daten müssen standardisiert, dedupliziert und anhand der Anforderungen, die Sie für Ihr System festgelegt haben, validiert werden. Wenn das erledigt ist, können wir das PIM-System testen.

5. Testen

Es bleibt nur noch ein Schritt, bevor wir live gehen können: das Testen! Während der Testphase werden Sie feststellen, dass, obwohl alles geplant und gut durchdacht war, immer etwas schiefgehen kann. Kein Grund zur Sorge, genau dafür ist die Testphase gedacht. Beim Testen prüfen wir, ob die Datensynchronisationen funktionieren und bereiten Anweisungen für die Benutzer des Systems in Ihrer Unternehmen vor. Auf diese Weise stellen wird sich, dass alles zu 100 % funktionieren wird, wenn wir live gehen und unsere Daten für Lieferanten oder Datenpools veröffentlichen.

Die Testphase besteht aus zwei Komponenten: dem FAT und dem UAT, d. h. dem funktionalen Akzeptanztest und dem Benutzerakzeptanztest.

In der FAT-Phase führen unsere Berater praktische Szenarien durch, um die technische Seite des PIM-Systems zu testen. In diesem Stadium sprechen wir immer noch von der Testumgebung, auf Kundenseite ist noch nichts installiert, sodass noch Fehler auftreten können. Sind alle Anforderungen der Kunden in die Software integriert? Funktionieren alle Validierungen, die Kriterien, Typen und Attribute so, wie sie sollen? Jedes Detail wird so getestet, als wäre die PIM-Umgebung in Betrieb und würde vom Kunden genutzt. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass das gelieferte PIM genau so ist wie vom Kunden gewünscht.

Danach ist es an der Zeit, dass der Kunde mit dem System arbeitet. Während des Benutzerakzeptanztests beginnen die designierten Benutzer auf Kundenseite unter Anleitung unserer SRC-Berater mit dem Testen ihres PIM-Systems. Es werden Schulungen durchgeführt, damit die Benutzer der Kunden ein erstes Gefühl für die Arbeit mit dem PIM-System bekommen.

In dieser Phase kommt es häufig vor, dass die Kunden kleinere Änderungen an der PIM-Umgebung vorschlagen, aber abgesehen davon sollten sie nach dieser Testphase einsatzbereit sein. Die FAT hat bereits während des UAT dafür gesorgt, dass es keine bösen Überraschungen gab.

6. Live gehen!

Zeit, den großen roten Knopf zu drücken und den Startschuss zu geben! Oder halt, nicht so schnell. In der Zeit zwischen dem UAT und der Live-Schaltung gibt es oft diesen Zeitrahmen, in dem die Akzeptanz innerhalb der Unternehmen manchmal schwankt. Die vorgesehenen Benutzer im Unternehmen haben das PIM-System möglicherweise getestet und nicht alle haben es auf Anhieb verstanden. Dann könnte der interne Enthusiasmus nachlassen, was für das Ergebnis des Projekts gefährlich sein könnte.

Deshalb ist es vor allem bei Großprojekten wichtig, dass das Unternehmen sehr genau auf das Feedback der Testnutzer hört und dieses Feedback an die SRC-Berater weiterleitet. Auf diese Weise kann SRC das Feedback in das PIM-System einfließen lassen, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

Wenn es an der Zeit ist, den Startschuss zu geben und in Betrieb zu gehen, wird das PIM-System von unseren Beratern von der Testumgebung auf das Produktionssystem übertragen. Dies ist die aufregende Phase des „Live-Schaltung-Supports“, in der unsere Berater immer in Bereitschaft sind, wenn es Rückmeldungen oder Fragen seitens des Unternehmens gibt. Danach ist die Freigabe erfolgt und Ihre PIM-Implementierung ist abgeschlossen – herzlichen Glückwunsch! Aber die eigentliche Herausforderung liegt noch vor uns …

7. Kontinuität

Nach der Anfangsphase der Inbetriebnahme müssen Sie die Kontinuität und Nutzung des PIM-Systems gewährleisten.

Deshalb brauchen Sie ein Team oder eine Person, die die Verantwortung für das PIM-System übernimmt. Stellen Sie sicher, dass dieses Team Ihre Produkte und die dazugehörigen Daten kennt. Mit SRC-PIM können Sie Workflows aktivieren und bestimmten Personen die Verantwortung für die Bearbeitung genau der Produktdaten übertragen, die Sie von ihnen benötigen. Natürlich können Sie immer auf unsere Experten zählen, wenn ein Problem oder eine Frage auftaucht.

Und es wird immer Leute geben, die nach einer anderen Lösung suchen, um das PIM-System nicht für das Produktmanagement zu nutzen. Das ist der Zeitpunkt, um hart zu bleiben und um deren Disziplin zu bitten. Wenn die Daten nicht korrekt sind, gehen Sie zurück zur Quelle und lassen Sie sie vom betreffenden Mitarbeiter korrigieren. Korrekte Daten beginnen an der Quelle!

8. Kundendienst

Unabhängig davon, wie reibungslos das PIM-System in Ihrem Unternehmen läuft, ist es gut zu wissen, dass es immer eine Möglichkeit gibt, Unterstützung zu erhalten, wenn Sie sie brauchen. Bei SRC stehen Ihnen sowohl Ihr persönlicher Kundenbetreuer als auch der Helpdesk zur Seite, um Ihre Probleme zu lösen.

Bei einer Vor-Ort-Lösung sind regelmäßige Aktualisierungen Ihres PIMs unvermeidlich, um mit der Software, den neuesten Marktstandards und den sich ständig ändernden Validierungen und Anforderungen Schritt zu halten. Lesen Sie mehr über die Unterschiede zwischen SaaS und SaaS. Vor-Ort-Installation hier.

Sind Sie neugierig geworden und möchten ein Praxisbeispiel kennenlernen? Lesen Sie unseren Kundenbericht, wie wir Nedac Sorbo in nur 18 Monaten von einer Tabellenkalkulation zu einem vollwertigen PIM-System verholfen haben. 

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